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Katalogkonversion – Methoden

Katalogkonversion versus Autopsie

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In aller Regel verfügen Bibliotheken über Zettelkataloge, die sich für eine Katalogkonversion eignen. Grundsätzlich eignen sich Kataloge, deren Katalogkarten die darin verzeichneten Dokumente genügend präzise beschreiben. Ist dies gegeben, überträgt Medea Services die in den Katalogen enthaltenen Informationen in das elektronische Bibliothekssystem des Kunden.

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Liegen keine oder keine brauchbaren Kataloge vor, bleibtKatalogschublade1 die Methode der Autopsie. Bei diesem Verfahren erstellt Medea Services die elektronischen Katalogisate direkt auf der Grundlage der im Impressum der Bücher enthaltenen Informationen. Da bei Autopsien wortwörtlich jedes Dokument in die Hand genommen werden muss – bei Bibliotheken kein leichtes Unterfangen -, ist dieses Verfahren kostspielig und wird deswegen selten angewendet.

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Online- versus Offline-Konversion

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Bei Online-Konversionen erfasst Medea Services die Katalogdaten über Internet direkt in das Bibliothekssystem des Kunden. Dieses Verfahren steht im Gegensatz zur Offline-Konversion. Hier erfasst Medea Services die Kataloginformationen in eine eigene lokale Datenbank, um die so erzeugten Daten später in das Importformat des Bibliothekssystems des Kunden umzuwandeln. Der Kunde importiert die elektronischen Daten später in sein Bibliothekssystem. Im vergangenen Jahrzehnt hat das Online-Verfahren die Offline-Konversion abgelöst. Offline-Konversionen sind inzwischen selten geworden, da die Vorteile des Online-Verfahrens für sich sprechen.
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Vor- und Nachteile der On- und Offline-Konversion

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Keine Synchronisationsprobleme

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In grossen Bibliotheken und Bibliotheksverbünden arbeiten zahlreiche Personen gleichzeitig an den Bibliothekskatalogen, die sich dadurch ständig weiterentwickeln und verändern. Beim Online-Verfahren können neben den Mitarbeitern von Medea Services auch Bibliotheks- bzw. Verbundmitarbeiter am Katalog arbeiten, ohne dass Inkosistenzen entstehen können. Beim Offline-Verfahren arbeitet Medea Services ohne technische Anbindung an die Bibliothek. Dadurch ist nicht gewährleistet, dass die durch Medea Services, bzw. die durch die Bibliothek bearbeiteten Datenbestände synchron bleiben, was zu diversen  Folgeproblemen führt.

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Ansigelung an und Übernahme bestehender Titelsätze

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Beim Online-Verfahren ist die Ansigelung (Verknüpfung) mit bestehenden Titelaufnahmen, bzw. die Übernahme (Kopie) von Fremddaten aus anderen Bibliotheksverbünden möglich, während beim Offline-Verfahren all diese Möglichkeiten nicht gegeben sind. Ansigelung und Übernahme führen zu deutlichen Effizienzgewinnen und damit zu signifikanten Kostensenkungen von Konversionsprojekten. Hinzu kommt, dass auf diese Weise unzulässige Dubletten vermieden werden.

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Sofortige Verfügbarkeit

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Online konvertierte Aufnahmen sind für die Bibliothek und die Leser sofort  verfügbar. Sekunden nachdem Medea Services eine Aufnahme abgeschlossen hat.  Nicht Wochen oder Monate später, wie beim Offline-Verfahren, bei dem die Daten zuerst in einem separaten Arbeitsgang importiert werden müssen.

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Geringere Fehlerraten

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Einziger, wenngleich markanter Vorteil des Offline-Verfahrens ist die niedrigere mögliche Fehlerrate. Bei einer Offline-Konversion kann Doppelerfassung (Double-Keying) eingesetzt werden. Double Keying garantiert von allen Datenerfassungsmethoden die niedrigste Fehlerrate. Bei diesem Verfahren werden alle Daten von zwei verschiedenen Personen je einmal erfasst. Danach vergleicht der Computer die beiden Versionen. Liegt eine Differenz vor, muss einer der beiden Erfasser einen Fehler begangen haben. Dieser wird manuell eruiert und korrigiert. So erfasste Daten sind bis zu 99,98% fehlerfrei. Dies enstpricht 2 Fehlern pro 10 000 Zeichen. Unseres Wissens unterstützt kein einziges modernes Online-Bibliothekssystem das Double-Keying-Verfahren. Entsprechend ist die Fehlerrate bei Online-Konversionen höher.