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Projektverlauf – Beispiel BPO

Typische Outsourcing-Projekte mit Medea finden in aller Regel in 4 Phasen statt: Evaluierung, Definition, Übernahme und Betrieb

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1. Evaluierung

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In dieser Phase beginnen die Gespräche mit uns und Fragen zu Kompetenzen, Kosten, Qualität oder auch zum Datenschutz sind Gegenstand einer ersten Evaluierung.
Gerne beantworten wir diese Fragen anhand von Beispielen und Erfahrungsberichten, Hintergrundinformationen, Informationen zu möglichen Datenschutzmaßnahmen und Referenzen.

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Wichtige Informationen

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Um die Evaluierung konsequent durchzuführen, ist darüber hinaus ein weiterer Austausch von Kennzahlen zu den jeweiligen Prozessen / Bereichen nötig. Insbesondere um konkrete Aussagen zu Kosten, Zeitrahmen und Qualität treffen zu können, benötigen wir Informationen zu:
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– Prozessarten und Abläufen
– Prozessanzahl und ggf. Durchlaufzeiten
– derzeitige Anzahl Mitarbeiter, die die betreffenden Tätigkeiten ausführen
– derzeitige Fehlerquote und / oder Qualitätsziele

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Rahmenbedingungen und Verträge

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Sollten sich Medea und das Unternehmen für eine gemeinsame Zusammenarbeit entscheiden, werden im nächsten Schritt die Rahmenbedingungen vereinbart. Hierzu zählen insbesondere: Prozesse, Mengen, Schwankungen, Zeitnormen, Fehlerquoten und SLA’s, Datenschutzmaßnahmen, Übergabe-Zeitplan, IT- Anbindung und Preise. Diese werden im Vertrag erfasst und dokumentiert. Verträge werden in deutscher Sprache ausgestellt.
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2. Definition

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Die Grundlage für die spätere routinemäßige Abwicklung der betreffenden Tätigkeiten ist die Definition der Prozesse, Workflows und Schnittstellen.
Hierzu erstellen wir zusammen mit dem Unternehmen ein Pflichtenheft, welches sämtliche Informationen zu den Prozessen, Schnittstellen und anderen Abläufen enthält.
Sollten keine aktuellen Prozessbeschreibungen vorliegen dokumentieren wir die Ist-Prozesse und nehmen ggf. Optimierungen vor.
Zur Erstellung des Pflichtenheftes verbringt der Projektleiter in aller Regel einige Zeit direkt im Unternehmen und dokumentiert im Tagesablauf sämtliche relevanten Abläufe und Tätigkeiten.

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3. Übernahme

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Nachdem das Pflichtenheft vorliegt beginnt Medea mit der Übernahme der Prozesse. Hierzu gehört auch die Einrichtung der entsprechenden Schnittstellen und das Setup der IT-Infrastruktur (Software, Remote-Verbindungen etc.)

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– Schulung der Mitarbeiter
– IT-Anbindung und Software-Implementierung
– Testbetrieb und evtl. Anpassungen
– Schrittweise Übernahme der Prozesse

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4. Betrieb

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Nach der projektspezifischen Schulung unserer Mitarbeiter beginnt der Routinebetrieb. Das bedeutet, dass Medea die Prozesse voll übernommen hat und das Projekt in einen festen monatlichen Rhythmus übergeht.